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Die perfekte Party organisieren mit diesen 7 Profi-Tipps

Die perfekte Party organisieren mit diesen 7 Profi-Tipps

Alles zum Getränke- und Musik mixen ist vorhanden, auch ansonsten ist alles bestens vorbereitet. Wenn die Party trotzdem floppt, werden entweder die Getränke oder die Gäste ausgehen und die Verbliebenen schnell das Weite suchen. Daher: Gerade wenn man eine größere Party organisieren möchte, wie runde Geburtstage oder den Uni-Abschluss, gibt es einiges zu beachten. Was genau, das erzählt euch gleich ein Mann vom Fach, den wir interviewt haben. Silvio Müller veranstaltet seit über 15 Jahren Partys in Berlin & Brandenburg, z.B. im Tresor. Dazu gehören natürlich auch Veranstaltungen des Partysan. Silvio ist außerdem für dieses amtliche Party-Organ als Redakteur tätig und zudem Label-Inhaber zweier renommierter Berliner Platten-Labels.

Interview mit Silvio Müller

Veranstalter und Herausgeber des Szenemagazins PARTYSAN Berlin

Natürlich sind seine professionellen Partys eine ganz andere Liga als private Partys. Trotzdem – zu bestimmten Anlässen kommt ja schon eine ganze Menge an Leuten zusammen – jedenfalls  hat man das so geplant.

Sicherlich kannst du uns aus dem Alltag eines Profi-Veranstalters einige Hinweise geben.

Bestimmt! Ob nun Privat-Party oder Mega-Event, in vielen Angelegenheiten ist der Werdegang für eine erfolgreiche Party meist dennoch gleich. Einladungen werden getätigt, die passende Location wird bestückt, Getränke werden eingekauft, Sounds und DJs herangezogen. Die Unterschiede werden im Detail sichtbar. Und hierin liegt der Haken. Viele nehmen das  Party Organisieren auf die leichte Kappe. Man muss schon ein kleines Organisations-Talent sein, den Markt genau kennen und ein finanzielles Risiko abfedern können. Eine ordentliche Kalkulation ist immer sinnvoll – so bleibt auch ein realistisches Ziel vor den Augen.

Silvio Müller vom Magazin Partysan

Fangen wir mal mit der Vorbereitung an: Wann sollte man deiner Meinung nach am besten anfangen die Party vorzubereiten?

Das kommt ganz auf die Größe einer jeden Party an. Mega-Raves benötigen schon 1 Jahr Vorbereitungszeit. Kleinere Club-Events bis zu einem halben Jahr. Spontane Privat-Partys, oder Spontan-Open-Airs, werden auch mal innerhalb von 48 Stunden aus dem Boden gestampft. Vieles findet jedoch im Clubbereich statt. Möchte man etwa einen guten DJ verpflichten, sollte man rechtzeitig seine Anfrage starten und wenn möglich schon vorher nach günstigen Flügen bzw. Verbindungen und Unterkünfte suchen. Doch bevor man damit beginnt, sollte eine Kostenkalkulation nicht fehlen. Und diese sollte schon weit vor dem ersten Arbeitsaufwand gestellt sein.

Worauf sollte man bei der Location achten, wenn man eine Party organisieren will?

Die meisten Locations werden im klassischen Verfahren Tür/Bar – Deal angeboten. Der Veranstalter bekommt die einnahmen der Tür, sprich Abendkasse, der Clubbesitzer die Bar. Die Location sollte einen guten Ruf genießen und demzufolge auch potenzielle Stammgäste vorweisen. Heutzutage gilt aber, je mehr Stammgäste eine Location aufweist, desto weniger gibt der Betreiber beides, also Tür und Bar, aus der Hand. Hat man außer den bekannten Locations eine Ort gefunden, der bisher unberührt war, liegt es in der Hand des Veranstalters die Aufmerksamkeit zusätzlich auf die „Neue“ zu richten. Das bedeutet dann mehr Arbeit, kann sich aber unterm Strich besser rechnen, da der Reiz auch für die Gäste größer ist. Wichtig sind auch die Lage der Location sowie die Verbindungen – schließlich sollen die Gäste bequem eine Party erreichen und wieder zurück finden.

Hat man das Passende gefunden, werden Verträge abgeschlossen und ein Termin für den Veranstaltungstag festgelegt. Hier werden die Miete, Kosten für Sicherheit, Ton, Licht, GEMA und Reinigungskosten schriftlich fixiert. Wie lange die Party geht, hängt immer vom Gast ab und natürlich auch von der Klasse der gebotenen Musik. Elektronische Veranstaltungen benötigen immer eine gute Soundanlage. Ohne den so genannten „Bums“ geht hier gar nichts, und die Party ist schnell im Eimer. Gleiches gilt für eine angemessene Lichtanlage. Gute Locations haben beides in ihrer Grundausstattung. Dazu gehören auch Standardausrüstungen für den DJ wie Mischpult, CD-Player und Plattenspieler. Möchte man eine gute Soundanlage zusätzlich anmieten, sollte auch hier auf die Kosten und eine professionelle Beratung großen Wert gelegt werden.

Wie findet man einen passenden DJ, wenn man nicht unbedingt jemanden kennt? Wie viel kostet so etwas?

Das wäre schon von Grund auf der falsche Ansatz. Wenn man sich in der Szene nicht auskennt, sollte man die Finger von jeglicher Veranstaltung lassen. Jeder sollte nicht nur seine persönlichen Lieblingslieder und Künstler im Kopf haben, sondern auch über den Tellerrand schauen und einen Überblick haben, wohin der Markt sich bewegt. Künstler kommen und gehen und nur wenige schaffen, es einen langfristigen Status zu halten. Danach richten sich die Kosten. Ist ein DJ angesagt und international gefragt, werden mehrere Tausend Euro verlangt. Hinzu kommen Reise-Kosten, Booking-Gebühren und Unterkunft. Es gibt aber auch eine Menge regionaler Künstler, auf die ebenso Verlass ist. Hier muss man nur schauen, dass diese nicht zu oft auftreten und/oder wie diese sich entwickeln.

Ab wann sollte man einladen und in welcher Form, was ist zu früh, was zu spät?

Eine gesunde Werbung fängt im Durchschnitt bei 4-8 Wochen an, wobei es Veranstaltungen gibt, die ihren Reiz darin sehen, jegliche Werbung im Vorfeld zu unterlassen und den Überraschungs-Faktor mit einer Frist von 24 h vor dem Event setzen. Auch hier gibt es je nach Zielgruppe mehrere Möglichkeiten, die man sich vorher gründlich überlegen sollte. Viele nutzen eine gesunde Mischung aus: Flyer, Plakaten, Anzeigen in Szene-Magazinen, Online-Newsletter-Verteiler und Bekanntgabe in diversen Online-Portalen. Wichtig ist das Motiv und ein passendes Motto zur Party. Bei neuen Locations sollte man eine Wegbeschreibung bekannt geben. Viele nutzen auch die ganzen Social-Network-Portale wie Facebook oder myspace.

Und bei der Party selbst: Welchen Getränkemix sollte man anbieten? Wie viel sollte man pro Person veranschlagen und welchen Preis für ein Getränk verlangen?

Ich habe schon Partys erlebet, bei denen die Getränke kurzerhand ausverkauft waren. Die Gäste werden unzufrieden und tingeln zur nächsten Party. Der Einkauf an der nächsten Tankstelle kann dazu recht teuer werden. Der Getränkeumsatz gehört zu den Haupteinnahmen auf jeder Party und genau darauf sollte man achten. Beim Lieferant Kommissionsware vereinbaren und lieber zu viel als zu wenig bestellen. Welche Getränke den meisten Absatz erfahren, muss jeder vorher in Erfahrung bringen. Auch auf die Einkaufspreise muss geachtet werden. Hier gibt es erhebliche Preisunterschiede.

Worauf sollte man bei Deko und Beleuchtung achten?

Das liegt ebenfalls immer im Auge des Betrachters. Je nach Aufführung der Party, darf eine Lichtanlage nicht fehlen. Es gibt Partys die nur auf Stroboskop und Nebel setzen, das ist auch abhängig von der Musik und Stilrichtung. Andere wiederum können es gar nicht schick genug haben und investieren in eine teure LED-Anlage. Deko-technisch kann man gar nicht weit genug gehen. Es muss eben alles nur passen – zum Club, zum Motto und zu den zu erwartenden Gästen.

Wo sollte die Tanzfläche sein und wie ist es mit der Lautstärke?

Auch hier gibt es verschiedene Varianten. Die Lage der Tanzfläche, sofern nicht schon vorgegeben, ist abhängig von der Anordnung der Location. Ist die Lage festgesetzt und die Soundanlage installiert, sollte man die Lautstärke von einem Tontechniker ausmessen lassen, um einen optimalen Klang zu erzeugen. Dieser kann die gesetzlich vorgeschriebenen db-Zahlen einpegeln. Wichtig ist, dass die umliegenden Anwohner sich nicht gestört fühlen. Das kann ebenso schnell zum Abriss einer Party führen. Eine Verständigung mit der örtlichen Polizei kann sinnvoll sein. Schlussendlich kommen die Gäste, um einen guten Sound, nette Menschen und tolle Musik zu erleben, sich wohl zu fühlen und Spaß zu haben am Tanzen und zu guter Letzt mit einem Lächeln ins Bett zu fallen. Eine Party zu veranstalten ist kein leichtes Unterfangen und sollte professionellen Leuten überlassen werden.

Oder man spart sich die Mühe und geht einfach auf eine der zahlreichen guten Partys des Berliner Nachtlebens – wo was läuft, erfahrt ihr im Partysan Berlin.

Genau! Und davon gibt es jedes Wochenende bis zu 60 Clubs- und Veranstaltungsorte alleine an einem Wochenendtag in Berlin zu erleben.

Eure Party braucht noch den richtigen Sound? Mit dem MAGIX Musik Maker könnt ihr eure eigene Playlist erstellen.

Habt ihr Partytipps oder Lieblingslocations? Oder wart ihr schon einmal selbst Veranstalter bzw. musstet ihr eine Party organisieren? Schreibt uns eure Erfahrungen im Party Business einfach in die Kommentare.

Doch nun zu den Fragen:

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