Tutorials, tips en info voor audio, foto en video

7 professionele tips voor een geslaagde party

Een interview met Silvio Müller, organisator en uitgever van het scenetijdschrift PARTYSAN Berlin

Alles voor het mixen van drank en muziek is aanwezig en ook voor het overige is alles goed voorbereid. Als de party echter een flop wordt, vloeit er geen drank, komen er geen gasten en vermaken de aanwezigen zich niet. Daarom is het vooral bij grote party’s, bijv. bij belangrijke verjaardagen of bij het halen van diploma’s, van belang om op het een en ander te letten. Wat, dat vertelt ons de vakman die ik geïnterviewd heb. Silvio Müller organiseert al maar dan 15 jaar party’s in Berlijn & Brandenburg, bijv. in Tresor. Hierbij horen natuurlijk ook manifestaties van Partysan. Silvio werkt bovendien voor deze gedegen party-organisatie als redacteur en runt tevens twee Berlijnse platenlabels.

Dan nu de vragen:

Natuurlijk zijn jouw professionele party’s van een andere orde dan een privé-feest. Maar toch – bij specifieke gelegenheden komen vaak toch veel mensen bij elkaar – althans, dat heeft men zo gepland. Jij kunt ons vast vanuit je professionele ervaring als organisator wat goede tips geven.

Natuurlijk! Of het nu gaat om een prive-party of een mega-event, in veel opzichten is het voorbereidingsproces voor een geslaagde party identiek. Uitnodigingen worden verstuurd, de passende locatie wordt aangekleed, drank wordt ingekocht en sounds en DJ’s aangetrokken. De verschillen worden zichtbaar in de details. Maar daar zit ook het addertje onder het gras. De meeste mensen denken te makkelijk over het organiseren van een party. Je moet toch over het nodige organisatietalent beschikken, de markt goed kennen en financiële risico’s kunnen opvangen. Een goede calculatie is altijd zinvol – net zoals een realistisch doel voor ogen houden.

1. Als we eens bij de voorbereiding beginnen: Wanneer moet je beginnen met de voorbereidingen voor een party?

Dat hangt vooral af van de omvang van de party. Mega-raves vergen wel een jaar voorbereidingstijd. Kleinere club-events tot een half jaar. Spontane privé-party’s, of spontane openlucht-evenementen worden ook wel eens binnen 48 uur uit de grond gestampt. Het meeste vindt echter plaats in het clubcircuit. Als je een goede DJ wilt boeken moet dat op tijd gebeuren en zoek ook al vooraf naar gunstige vluchten, verbindingen en verblijfsmogelijkheden. Maak echter voordat je hieraan begint een kostenraming. Deze moet al vóór de eerste activiteiten zijn gemaakt.

2. Waarop moet je bij de locatie letten?

De meeste locaties worden in de klassieke combinatiedeal entree/bar aangeboden. De organisator krijgt de opbrengst van de entree, zeg maar de avondkas, en de clubhouder de baropbrengst. De locatie moet een goede naam hebben en dus ook een aantal stamgasten. Vandaag de dag geldt echter, hoe meer stamgasten een locatie heeft, des te weiniger geeft de exploitant beide, dus entree en bar, uit handen. Als je een minder bekende locatie hebt gevonden die tot nu toe niet is gebruikt, moet de organisator publiciteit voor ‘de nieuwe’ maken. Dat betekent meer werk, maar kan zich uiteindelijk vertalen in een betere opbrengst, omdat de aantrekkingskracht voor de gasten hoger is. Belangrijk zijn ook de ligging van de locatie en de verbindingen – per slot van rekening moeten de gasten de party comfortabel kunnen bereiken en verlaten. Als je iets passends hebt gevonden worden overeenkomsten gesloten en een datum voor het evenement vastgelegd. Hierin worden de huur, kosten voor verzekering, geluid, licht, BUMA en reinigingskosten schriftelijk vastgelegd. Hoe lang de party duurt hangt altijd van de gast af en natuurlijk ook van de klasse van de geboden muziek. Elektronische evenementen vereisen altijd een goede geluidsinstallatie. Zonder een goede “boom” kom je nergens en loopt de party snel leeg. Dat geldt ook voor een geschikte lichtinstallatie. Goede locaties hebben beide als basisuitrusting. Hierbij hoort ook de standaarduitrusting voor de DJ, zoals mengpaneel, cd-speler en draaitafels. Als er een goede geluidsinstallatie wordt gehuurd, moet ook hier goed op de kosten en professioneel advies worden gelet.

3. Hoe vind je een passende DJ als je niemand kent? En wat kost dat?

Dat is al een valse start. Als je niet bekend bent met de scene, moet je helemaal geen party’s gaan organiseren. Je moet je niet alleen richten op je persoonlijke favoriete tracks en artiesten, maar ook verder kijken en inzicht hebben waar het met de markt heen gaat. Artiesten komen en gaan en er zijn er maar weinig die hun status lang kunnen vasthouden. Dat bepaalt ook de prijs. Als een DJ bekend is en internationaal wordt gevraagd, ben je meerdere duizenden Euro’s kwijt. Daarbij komen reiskosten, boekingstoeslagen en verblijfkosten. Er zijn echter ook veel regionale artiesten waar het goed mee werken is. Hier moet je wel goed in de gaten houden of ze niet te vaak optreden en hoe ze zich ontwikkelen.

4. Wanneer moet er worden uitgenodigd en in welke vorm, wat is te vroeg en wat is te laat?

Een gezonde propaganda begint gemiddeld 4 – 8 weken van tevoren, maar er zijn ook evenementen die het juist moeten hebben van het verrassingselement en pas 24 uur van tevoren worden aangekondigd. Ook hier zijn er – afhankelijk van doelgroep – meerdere mogelijkheden die vooraf goed moeten worden overwogen. Velen maken gebruik van een goede mix van: flyers, aanplakbiljetten, advertenties in scenemagazines, online nieuwsbriefdistributie en bekendmakingen in diverse online portalen. Belangrijk zijn een thema en motto voor een party. Bij nieuwe locaties moet een routebeschrijving worden gegeven. Velen maken ook gebruik van sociale netwerken als Facebook of MySpace.

5. En op de party zelf: Welke drankenmix moet je aanbieden, hoeveel moet er per persoon worden ingekocht? Hoeveel moet de drank kosten, zodat de gasten niet kwaad worden…?

Ik heb wel eens party’s meegemaakt waarbij de drank snel uitverkocht was. De gasten worden ontevreden en gaan naar de volgende party. Inkopen bij het tankstation kan een dure zaak worden. Drank is de belangrijkste consumptie op elke party, dus daar moet goed op worden gelet. Regel met de leverancier commissiegoed en bestel liever te veel dan te weinig. Welke dranken het meest worden geconsumeerd leert de ervaring. Let ook op de inkoopprijs. Er zijn grote verschillen!

6. Waar moet je bij de aankleding en belichting op letten?

Hier moet een goede observator in de hand worden genomen. Afhankelijk van de uitvoering van de party kan een lichtinstallatie meestal niet ontbreken. Er zijn party’s die het alleen met een stroboscoop en rook doen, dat hangt ook af van de muziek en stijlrichting. Anderen kan het niet luxe genoeg zijn en die investeren in een dure LED-installatie. Que decoratie kun je het eigenlijk niet gek genoeg maken. Het moet alleen allemaal passen – bij de club, het motto en bij de gasten die worden verwacht.

7. Waar komt de dansvloer en hoe hard is de muziek?

Ook hier zijn er verschillende varianten. De plaats van de dansvloer, voor zover deze niet al vastligt, is afhankelijk van de indeling van de locatie. Als de plaats is vastgesteld en de geluidsinstallatie geïnstalleerd, moet het geluidsvolume door een technicus worden opgemeten voor een optimale klank. Hij/zij kan de wettelijke voorgeschreven dB-norm inregelen. Het is belangrijk dat de omwonenden geen overlast ondervinden. Dat kan net zo snel tot het eind van een party leiden. De lokale politie op de hoogte brengen kan zinvol zijn. Tenslotte komen de gasten voor een goed geluid, aardige mensen, geweldige muziek en om zich goed te voelen, plezier te hebben en uiteindelijk met een glimlach ter ruste te gaan. Het organiseren van een party is geen makkelijk onderneming en moet aan professionals worden overgelaten.

Of je bespaart je de moeite en gaat gewoon naar één van de vele goede party’s in het Berlijnse nachtleven – wat er te doen is, lees je in Partysan Berlijn.

Precies! Er zijn elk weekend alleen al zo’n 60 club- en evenementslocaties in Berlijn actief.

Meer gegevens vind je regelmatig op:

http://www.partysan.net/?page=14&regio=14

http://www.facebook.com/people/Silvio-Muller/1062781767

http://www.myspace.com/silviostandalone

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *